1. Clarifier le cadre et les objectifs

• Définir le type de bac blanc : écrit, oral, grand oral, ou combo (ex. 1 journée d’écrit + 2–3 jours d’oraux).
• Poser les modalités de l'épreuve, les contraintes ou encore la localisation des salles.

2. Générer des supports

• Demander à l’IA de produire des feuilles de consignes candidats, des consignes surveillants/examinateurs. Je pense ici à résumer les consignes officielles qu'on affiche dans la salle des examens et qu'on nous donne dans les sujets le jour J. Rares sont les personnes qui lisent tout en détail. On peut demander à une IA un résumé percutant de chaque point essentiel.

3. Planifier salles, créneaux et surveillances

• Construire un canevas d’organisation (nombre d’élèves, de salles, d’enseignants, amplitude horaire) puis demander à l’IA de générer des scénarios de planning (répartition par salle, créneaux, pauses). On peut ici utiliser n'importe quelle IA et comparer ce qu'on fait déjà.
• Pour les oraux (français, grand oral, spécialités) : préciser durée de préparation et de passage, temps de battement, contraintes de services, puis laisser l’IA produire des tableaux types Excel/Sheets (lignes = créneaux, colonnes = salles/examinateurs/élèves).
• Vérifier manuellement les contraintes invisibles pour la machine (élèves à besoins particuliers, profs TZR, réunions, demi‑journées banalisées).

Exemple de prompt (planning oraux)

« Tu es proviseur d’un lycée. Organise un planning de bac blanc d’oral de français pour [X] élèves, [Y] salles, sur [N] jours, de [heure début] à [heure fin]. Chaque oral = 30 min de préparation + 20 min de passage. Propose un tableau avec : jour, salle, examinateur, créneau, élève. Prévoyez une pause méridienne d’1 h et 10 minutes de battement le matin et l’après‑midi. »

4. Automatiser convocations et communication

• Demander à l’IA de produire des modèles de mails/Pronote/ENT : information aux familles, aux élèves, aux équipes (calendrier, règles, gestion des absences, anti‑triche numérique).
• Utiliser l’IA comme assistant de publipostage : à partir d’un tableau (Nom, Prénom, classe, salle, jour, heure), générer des convocations personnalisées et lisibles.

Modèle simple de mail aux familles

« Madame, Monsieur, votre enfant [Prénom NOM] passera un bac blanc de [discipline/épreuve] le [date] de [heure] à [heure] en salle [numéro]. Cette épreuve a pour objectif de le préparer aux conditions réelles du baccalauréat. Les barèmes appliqués sont ceux de l’Éducation nationale. En cas d’empêchement majeur, merci de contacter le lycée avant le [date]. »

Pour résumer, je pense qu'on est vraiment dans l'expérimentation et que comparer ce qu'on fait entre les différents établissements peut être particulièrement intéressant. L'IA est un copilote pour notre travail, bien utilisée, elle permet de gagner du temps.